Uppföljning av arbetsmiljön

Stadskontoret har på uppdrag av kommunstyrelsen tagit fram en modell för gemensam uppföljning av arbetsmiljön. Uppföljningen genomfördes första gången för verksamhetsåret 2016 och har därefter utvecklats i dialog med HR-chefer och kommuncentrala fackliga representanter. Uppföljningen ska säkerställa att nämnderna ges möjlighet att kontinuerligt få uppföljning kring arbetsmiljön i förvaltningarna samt ge ett fördjupat underlag för ställningstagande om nämnden uppnår kommunfullmäktiges målsättningar inom arbetsmiljöområdet. Uppföljningen utgör också ett underlag för det fortsatta arbetsmiljöarbetet inom förvaltningen med möjligheter att göra fördjupande analyser av arbetsmiljön.

Modellen för 2017 består av åtta indikatorer vilka bedömts kunna vara relevanta i bedömningen av arbetsmiljön i verksamheterna. Vidare analys behövs då det även finns andra faktorer än arbetsmiljöfaktorer som påverkar utfallen. För indikatorerna delade turer, arbetsskador, tillbud samt företagshälsovård har förvaltningarna rapporterat in uppgifter, för övriga har uppgifter hämtats i HR-systemet.

Uppföljningen som genomförts för 2017 visar att modellen behöver utvecklas ytterligare både vad gäller innehåll och analysstöd för att syftet med modellen ska kunna uppnås. Flera av indikatorerna saknar analys, vilket kräver ett fortsatt arbete.

Sjukfrånvaro

Sjukfrånvarons nivå och utveckling har sin bakgrund i många olika faktorer och förklaras inte enbart genom kopplingar till arbetsmiljön. Avseende den del av sjukfrånvaron som har en koppling till arbetsmiljöfaktorer så är ett gott arbetsmiljöarbete betydelsefullt. Flertalet förvaltningar beskriver att det förebyggande och hälsofrämjande arbetsmiljöarbetet förväntas ge resultat avseende sjukfrånvaron och planerar för ett fortsatt arbete med bland annat organisatoriska frågor för att främja en god arbetsmiljö. De förvaltningar som är nybildade sedan 1 maj 2017 beskriver att de har ett stort arbete framför sig och att de kommer att ta fram planer under 2018. Som redovisats under avsnittet diagnoser, är psykiska diagnoser idag den mest förekommande diagnosen, något som även förvaltningarna har konstaterat i såväl översynen av rehabiliteringsprocessen som i den årliga uppföljningen av arbetsmiljön. Likaså konstaterar förvaltningarna att arbete med korttidssjukfrånvaro behöver prioriteras.

Chefstäthet

Antalet medarbetare per chef speglat mot verksamhetens art och uppdrag kan ge värdefull in-formation om arbetsförhållanden och arbetsmiljö. Forskning visar att organisationer med låg sjukfrånvaro bland annat kännetecknas av ett närvarande ledarskap och det är därför av vikt att cheferna har rätt förutsättningar att utöva ett sådant ledarskap. För att följa chefstäthetens utveckling över tid och skillnader mellan förvaltningar hänvisas till avsnittet Chef- och ledarskap. Flera förvaltningar beskriver att de har arbetat strategiskt för att öka chefstätheten och beskriver också en ökande chefstäthet. Även insatser för att stärka det administrativa stödet har genomförts. Ambitionen att inte ha för många medarbetare per chef beskrivs ge möjlighet till ett närvarande ledarskap, en hanterbar vardag och bättre arbetsmiljö för medarbetare och chefer. Ett par förvaltningar preciserar ambitionen med ett riktvärde.

Pensionsålder

Ett par förvaltningar beskriver det som svårt att göra bedömningar eller analyser av den faktiska pensionsåldern i relation till arbetsmiljön. Då det saknas analys generellt avseende denna indikator verkar den uppfattningen vara gemensam. Förvaltningarna uppger inga särskilda insatser för att få äldre medarbetare att förlänga yrkeslivet utan beskriver att de arbetar systematiskt för att arbetsförhållanden och arbetsvillkor generellt ska främja ett hållbart arbetsliv.

Personalomsättning

Personalomsättning beskriver antal tillsvidareanställda som har slutat sin anställning i Malmö stad under året, oavsett anledning, i relation till medeltal tillsvidareanställda i Malmö stad. Måttet i sig talar inte om anledningen till varför en medarbetare har slutat sin anställning men kan utgöra grund för vidare analys och eventuellt kopplas till arbetsmiljöfaktorer. För att följa personalomsättningens utveckling över tid och skillnader mellan förvaltningar hänvisas till avsnittet Kompetensförsörjning. Förvaltningarna beskriver att i arbetet med att minska personalomsättningen bedöms det systematiska arbetsmiljöarbetet tillsammans med andra åtgärder vara en viktig del.

HME – Hållbart medarbetarengagemang

HME ger en indikation på hur medarbetare upplever sin arbetssituation och kan nedbrutet på arbetsplatsnivå och yrkeskategorier ge värdefull information. Flertalet förvaltningar beskriver att resultatet följs upp och hanteras verksamhetsnära, men att åtgärder kopplat till resultatet också genomförs förvaltningsövergripande. I analysen har några förvaltningar jämfört yrkeskategoriers resultat och skillnader mellan visstidsanställdas och tillsvidareanställdas resultat. Även relationen mellan HME och sjukfrånvaro i förhållande till de yrkeskategorier som har lågt HME har undersökts. Flera förvaltningar lyfter uppföljning och utvärdering av mål som ingår i delindex styrning som ett förbättringsområde. En redovisning av resultatet av HME och dess delindex, ges i avsnittet Resultat Malmö stads medarbetarenkät.

Delade turer

I enlighet med beslut fattat av kommunstyrelsen i mars 2016 följs måttet delade turer årligen och redovisas i uppföljningen av arbetsmiljön. Arbetstidens förläggning är en viktig faktor avseende hälsa i arbetslivet, vilket bland annat tydliggörs i föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). För 2016 redovisade förvaltningarna en förekomst på 3456 delade turer varav stadsområdesförvaltningarna stod för 3101 och sociala resursförvaltningen 355. Motsvarande siffra för 2017 är 4365 varav hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen 4032 och funktionsstödsförvaltningen 333. Båda är nybildade förvaltningar och har inget resultat på förvaltningsnivå från föregående år att jämföra med men ökningen för hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen i förhållande till stadsområdesförvaltningarna är tydlig. Hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen anger som en förklaring att anvisningarna för beräkning kan ha uppfattats och hanterats på olika sätt i verksamheterna i deras förvaltning. Detta kan ha påverkat resultatet och skapar en osäkerhet kring om det är en faktisk ökning eller en felkälla.

Både funktionsstödsförvaltningen och hälsa-, vård- och omsorgsförvaltningen beskriver att arbetet med att minska de delade turerna är komplext med anledning av hur verksamheternas behov ser ut men också i relation till medarbetarnas önskemål om att arbeta färre helgpass. Arbete med bemanningsplanering/bemanningsstrategi och stöd till cheferna anges som planerade åtgärder. Även serviceförvaltningen redovisar att de har delade turer, dock i begränsad omfattning.

Arbetsskador och tillbud

Förekomsten av tillbud och arbetsskador samt vilka typer av avvikelser som är mest före-kommande är ett viktigt underlag i arbetet med att förebygga ohälsa och olycksfall. Möjlighet till analys försvåras då jämförelse med föregående år saknas i vissa fall. För de nya förvaltningarna saknas underlag på helårsbasis och underlaget påverkas för flera förvaltningar också av att ett kommungemensamt system för avvikelsehantering, Agera, införts. Detta har inneburit att ärenden rapporterats in på olika sätt och via olika kanaler under året. Resultatet som förvaltningarna uppgett i uppföljningen av arbetsmiljön ger ändå en bild av förekomsten av tillbud och arbetsskador samt vilka typer av avvikelser som överväger. Antal anmälda tillbud uppgår till totalt 3701 för staden. Övervägande del av dessa är kategoriserade som Risk för skada av person och Övrigt. Flest antal anmälda tillbud därefter finns i kategorin Risk för skada på grund av psykosociala orsaker vilken omfattar flera riskområden till exempel omorganisering, hög arbetsbelastning, konflikt, mobbing samt påfrestande klientkontakt vilket gör kategorin svåranalyserad. Hos ett par förvaltningar dominerar tillbud i kategorin Risk för skada av person vilka beskrivs ha uppstått eller haft samband med funktionsnedsättning hos brukare och elever.

Det totala antalet redovisade arbetsskadeanmälningar uppgår till 976 varav Arbetsolyckorna består av 68%, inga Dödsfall på grund av arbetsolycka eller arbetssjukdom har rapporterats men därefter är det relativt jämnt fördelat mellan övriga kategorier Allvarlig arbetsolycka, Allvarligt tillbud utan personskada, och Arbetssjukdom.

Det framstår som att bland såväl tillbud som arbetsskador är våld och hotsituationer dominerande. Flera förvaltningar beskriver att de har genomfört kunskapshöjande aktiviteter omfattande såväl förebyggande arbetsmiljöåtgärder som hantering och uppföljning av arbetsskador och tillbud. I samband med utbildning i Agera har vikten av att anmäla påtalats.

Flera förvaltningar har hänvisat till att systemet kommer att förbättra möjligheterna att följa upp och analysera tillbud och arbetsskador. Det kommer innebära bättre möjligheter framöver att ge en samlad bild för hela organisationen.

Företagshälsovård

Företagshälsovården ska vara en oberoende expertresurs inom områdena arbetsmiljö och rehabilitering. I uppdraget ingår också att särskilt arbeta för att förebygga och undanröja hälsorisker på arbetsplatser samt ha kompetens att identifiera och beskriva sambanden mellan arbetsmiljö, organisation, produktivitet och hälsa.

Förvaltningarna beskriver att de lägger ner mycket arbete på att etablera ett bra samarbete med företagshälsovården. Flertalet förvaltningar beskriver i såväl översynen av rehabiliteringsprocessen som i den årliga uppföljningen av arbetsmiljön att samarbetet med företagshälsovården är svårt och att det är ett långsiktigt arbete att hitta bra samarbetsformer. De nybildade förvaltningarna planerar för ett sådant arbete under 2018. Ett mönster som kan ses i hur företagshälsovården användes under 2017 är att de större förvaltningarna, som i större utsträckning har högre sjukfrånvaro, använde företagshälsovården mer efterhjälpande än de mindre förvaltningarna. I översynen av rehabiliteringsprocessen har samarbetet med företagshälsovården varit ett delområde som visat på behov av fortsatt utveckling.