Kompetensförsörjningsprocessen

Malmö stad ska ge en god service till Malmöborna och därför är det avgörande att tillgodose rätt kompetens hos medarbetarna på både kort och lång sikt. Malmö stads definition av kompetens följer ISO standarden: ”Kompetens är förmågan och viljan att utföra en uppgift genom att tillämpa kunskaper och färdigheter”.  

För att säkerställa kvaliteten och kunna jämföra kommunens kompetensgap, mål och planer finns det en kompetensförsörjningsprocess sedan januari 2016 vilket innebär ett gemensamt arbetssätt och gemensamma definitioner. Det knyter samman och åskådliggör prognos och analysarbetet i förvaltningarna och möjliggör för organisationen att få samsyn kring kompetensutmaningarna och därigenom få samverkansvinster, kunna påverka, prioritera och fatta beslut.

Tabellen nedan är en sammanställning överförvaltningarnas gapanalyser för yrkeskategorier som ingår i de femton största yrkeskategorierna. Gapen illustrerar prognostiserad skillnad mellan behov och tillgång på kompetens på kort sikt och på lång sikt. De visar verksamhetens behov av kompetens, men beskriver inte rekryteringsbehovet och beaktar inte personalomsättningen. Inom samtliga yrkeskategorier är behovet större än tillgången på kompetens, med undantag av vårdbiträden samt barnskötare inom förskoleverksamheten.  Några förvaltningar har också gjort en övergripande kvalitativ bedömning av kompetensgapen, där det framgick att flertalet av yrkeskategorierna behöver höja kompetensnivån från viss och god nivå till hög och mycket hög nivå enligt förklaringen nedan.

För de yrken där en kvalitativ bedömning av kompetensgapen är gjord, indelas dessa i fyra nivåer:

Viss – har viss kompetens inom området, hanterar enklare uppgifter med handledning.

God – har kompetens inom området och hanterar normalt förekommande arbetsuppgifter.

Hög – har hög kompetens inom området och hanterar samtliga uppgifter självständigt. Bidrar till utveckling inom området och kan handleda andra.

Mycket hög – har mycket hög kompetens inom området, hanterar samtliga uppgifter självständigt. Ses som experten: initierar och genomför förändringar inom området där detta är möjligt. Kan agera mentor för andra inom området.

Värdena i tabellen nedan avser antal heltidsanställda medarbetare. I den första kolumnen visas kompetensgapen på kort sikt (2 år) och i den andra kolumnen visas kompetensgapen på lång sikt (5 år). Gapen är inte avrundade i analyserna från förvaltningarna eller i sammanställningen nedan. Exaktheten i siffrorna ska dock inte tolkas som att gapen är precisa, de bygger på en övergripande prognos.

kompetensgap

Kompetensförsörjningsplaner för att åtgärda kompetensgapen innehåller aktiviteter inom områdena; attrahera, rekrytera, introducera, utveckla och motivera och avsluta. I 2017 års planer är det tydligt fokus på kompetensutveckling, kompetenshöjande insatser, ett nära samarbete med lärosäten och att skapa och tydliggöra karriärvägar. Flera förvaltningar kommer att arbeta med förutsättningar för ett bra ledarskap dels genom Chefsutveckling och Framtida ledare men också genom att analysera och tydliggöra roller, uppdrag och arbetsuppgifter för både chefer och medarbetare. Många förvaltningar fortsätter att satsa på introduktion genom kvalitetssäkrade och smidiga rekryteringsflöden, att arbeta med arbetsgivarvarumärket samt att ha avgångssamtal som används för att förbättra i verksamheten. Flera förvaltningar har också påbörjat ett arbete med att analysera organisering, optimalt arbetssätt för att skapa förutsättningar för kärnuppdraget och få en mer optimerad resursanvändning genom att även använda kompletterande kompetenser.

Personalframskrivning

Som stöd för prognoserna och analyserna har en modell för personalframskrivning[1]  2017–2027 tagits fram. Personalframskrivningen, förvaltningarnas sammanställda kompetensgap, mål och planer ska ligga till grund för Malmö stads kompetensförsörjningsstrategi som kommer tas fram under 2018.

Personalframskrivningen är baserad på statistiska antaganden kring kompetensbehov utifrån Malmös befolkningsprognos. Den är inte en prognos utan en framskrivning baserad på befolkningsprognosen och antagandet att alla nuvarande faktorer och förutsättningar kvarstår. Syftet är att skapa en långsiktighet och en kommunövergripande bild över Malmö stads kompetensutmaningar. Personalframskrivningen för 2017 innehåller 19 yrkeskategorier och omfattar cirka 14 000 medarbetare.

I framskrivningen beräknas befolkningsökningen minska från 25% till 15 % år 2027 vilket ger ett minskat behov av volymutökningen av medarbetare, jämfört med föregående år, från 24% till 14% fram till 2027.

Personalomsättningen beräknas få ett stort genomslag för rekryteringsbehovet. För de 19 yrkeskategorier som är med i framskrivningen beror 73% av rekryteringsbehovet på personalomsättning. Andra påverkansfaktorer är uppskattade pensionsavgångar och volymökningar.

prognos_rekrytering
[1] I samband med att Malmö stad tog fram en befolkningsprognos där stadens finansiella utmaningar till följd av befolkningsutveckligen tydliggjordes, påbörjade stadskontoret tillsammans med Price Waterhouse Coopers (PwC) framtagandet av en motsvarande modell som stöd för det långsiktiga kompetensförsörjningsarbetet. Modellen möjliggör framtagandet av en personalframskrivning.