Hållbar upphandling

Foto: Linn Johansson

Malmö stad ska se över upphandlings- och inköpsrutiner samt den kommunala organisationens förbrukning av resurser. Andelen ekologiska och närproducerade livsmedel som köps in till Malmö stad ska öka.

gul_uppat_75Totalt sett är det oklart om målet kommer att kunna uppnås då det i dagsläget saknas nyckeltal för andelen närproducerade livsmedel av totalt inköpta, samt för användningen av varor och tjänster för att mäta den kommunala organisationens förbrukning av resurser. Målet ser ut att delvis kunna uppnås då både den ekologiska maten och miljöbilarna ökar starkt inom Malmö stad. Vissa av målen i kommunens policy för hållbar utveckling och mat kommer dock, enligt halvtidsutvärderingen, att vara svåra att nå. Bland dessa kan nämnas målet att utsläppen av växthusgaser ska minska med 40 procent mellan år 2002 och 2020, samt att all representationsmat ska vara klimatanpassad och ekologisk samt etiskt certifierad, där så är möjligt. Delområdets totala trend bedöms som positiv då både den ekologiska maten och miljöbilarna visar på positiva trender.

Malmö stads inköp av ekologiska livsmedel har ökat alltsedan år 2003 och låg år 2016 på 59 procent av de totala matinköpen inom den kommunala organisationen. Målet till år 2020 är att all mat som serveras i Malmö stad ska vara ekologisk. Andelen miljöfordon enligt Malmös miljöbilsstrategis kriterier uppvisar en ökande trend och år 2016 uppgick de till drygt 83,7 procent, vilket innebär att målet på 80 procent uppfylldes år 2016. Ett nytt mål har satts för år 2018 på 90 procent miljöfordon som drivs med biogas, vätgas eller el (även laddhybrider) inom den kommunala organisationen.

En ny policy för Malmö stads inköpsverksamhet har tagits fram och förväntas behandlas i kommunfullmäktige i februari 2018. Under året har också en hållbarhetsanalys utarbetats med syfte att skapa en prioriteringsordning över vilka avtalsområden som behöver hanteras först utifrån social och ekologisk hänsyn.

Totalt har 65 avtal som innehåller hållbarhetskrav tecknats under året. Den höga siffran beror på ett stort antal nya avtal för möbler: 49 nya avtal med totalt 15 olika möbelleverantörer. Varje möbelavtal innehåller flertalet krav gällande kemiska ämnen i möbler såsom till exempel ytbehandling, flamskydd, lim och så vidare. Innan avtal tecknades redovisade leverantörerna det kemiska innehållet i samtliga möbler i grundsortimentet till förskolan. Upphandling av skapandematerial har lett till två nya avtal under året. Denna upphandling präglades av ett stort engagemang inom berörda förvaltningar, flertalet kommunikationsinsatser samt ett gediget förarbete med att välja ut ett omfattande produktsortiment som överensstämmer med både Malmö stads pedagogiska och kemikaliesmarta ambitioner. Upphandlingen har resulterat i ett grundsortiment som är noga utvalt och även testat utifrån krav på pedagogik, kvalitet och miljöegenskaper. Grundsortimentet presenterades på en välbesökt produktmässa för beställare av skapandematerial i oktober 2017 där det fanns möjlighet att prova på produkterna i skapande verkstäder. På mässan, vilken besöktes av ungefär 80 inköpare, fanns också möjlighet att prata med representanter från Malmö stad som arbetat med upphandlingen.

I Malmö stad är de sociala perspektiven i upphandling indelat i: sysselsättningsfrämjande villkor, arbetsrättsliga villkor samt etiska villkor. Metoden för sysselsättningsfrämjande villkor håller på att ta form och villkoret, som innebär att leverantören i dialog med Malmö stad identifierar förutsättningar för att ta emot arbetssökande personer på praktik och anställning i sin verksamhet, har ställts i fem avtal för lokalvård. Arbetet fortskrider med att utforma användarvänliga och uppföljningsbara arbetsrättsliga villkor som kan användas i Malmö stads olika entreprenad- och tjänsteupphandlingar. Etiska krav på mänskliga rättigheter har ställts i tio kommunövergripande avtal under året. Uppföljningen av krav på mänskliga rättigheter sker enligt en strukturerad form och under året har fyra leverantörers arbete kontrollerats. Uppföljningen har skett genom kontorsrevisioner, där dokumentation granskas hos leverantörerna, men även genom fabriksrevisioner, där revisorn granskar fabriken på plats. Även kemikaliekrav har kontrollerats mer i detalj under året genom kemisk analys. Det kemiska innehållet i produkter som används av barn och som finns på stadens avtal för gymnastikmaterial har analyserats med hänsyn på tungmetaller i läder och mjukgörande ämnen i plastmaterial. Då kemiska ämnen som är reglerade i kemikalielagstiftningen, och inte är önskvärda i barns miljö, hittades i några produkter har dessa produkter nu plockats bort och ersatts av bättre. Detta har även resulterat i att frågan om produkternas kemiska innehåll har hamnat i fokus för leverantörerna.

Inom Malmö stad fortsätter lärandeprocessen avseende cirkulär ekonomi. Med stadens möbelkonsumtion i fokus har ett förvaltningsövergripande samarbete initierats inom ramen för ett interreg-projekt om cirkulär ekonomi. I arbetet med Malmö stads ”Policy för hållbar utveckling och mat” har under året ungefär 800 personer inom både förskolan och äldreomsorgen utbildats på temat mat och klimat med syfte att öka andelen växtbaserade råvaror och minska matsvinnet inom verksamheterna.

Vilka insatser behövs?

I egenskap av betydande inköpare på marknaden, kan Malmö stad hjälpa till att driva på så att utbudet av både varor och tjänster blir mer hållbart, speciellt inom de produktkategorier där Malmö stad har stora inköpsvolymer. En förutsättning för ett lyckat arbete med hållbar upphandling inom Malmö stad är att det inom de värdemässigt stora produktområdena finns spetskompetens tillgänglig för dem som arbetar med upphandlingsprojekt och avtalsprocesser så korrekta hållbarhetskrav kan ställas och följas upp.

Hållbarhetsstrategier behöver utarbetas för de tre kategorier som identifierats i Malmö stads kommunövergripande upphandlingsprojekt och avtalsprocesser, nämligen förbrukningsmaterial, tjänster samt IT-relaterade varor och tjänster. Malmö stad behöver fortsätta utveckla uppföljningen av ställda avtalsvillkor på såväl miljöområdet som för sociala villkor. Avtalstroheten behöver bevakas och följas upp så att inköp inte sker av varor som varken är upphandlade eller avtalade. Kommande år krävs fortsatt kraftfulla insatser för att uppnå målen i Malmö stads ”Policy för hållbar utveckling och klimat”. Arbetet med att minska matsvinnet och införa mer växtbaserade menyer inom Malmö stads verksamheter behöver fortsätta. I sin representation och evenemangsverksamhet måste Malmö stad föregå med gott exempel och servera mat som är klimatanpassad och ekologisk samt etiskt certifierad i de varugrupper där detta är relevant.

2 8 12