Rekryteringsläget

Under 2016 utannonserades 7 285 tjänster vilket var en ökning med 46,4% jämfört med föregående år. Ökningen kan dels härledas till en ökad volym som befolkningsutvecklingen har gett upphov till, dels personalomsättning men också till en hög andel avbrutna rekryteringar (se nedan).

Under 2016 inkom totalt 140 761 ansökningar till Malmö stads utannonserade tjänster. Cirka 20 % av rekryteringarna avbröts eller annonserades igen, i första hand med anledning av för få sökanden eller att ingen av sökanden uppfyllde kraven i kravprofilen.

Vid en jämförelse mellan uppgifter om pedagogiska yrken från Universitetskanslerämbetet och Sveriges kommuner och landstings nationella prognos, framgår att det inte utbildas  i samma takt som rekryteringsbehovet uppstår[1].

Under 2016 nyrekryterades 3 346 medarbetare till tillsvidareanställningar i Malmö stad (2015: 2 691). Med nyrekrytering av tillsvidareanställda avses medarbetare som är nya och/eller haft en tidsbegränsad anställning inom Malmö stad innan tillsvidareanställningen. 2 316 medarbetare avslutade sin tillsvidareanställning i Malmö stad under året (2015: 1 979 medarbetare). Nedanstående diagram visar antal nyrekryterade tillsvidareanställda och de som avslutat sin tillsvidareanställning i de tio största yrkesgrupperna.

Nedanstående diagram visar att medarbetare i åldern 20-39 år nyanställs i högre utsträckning än medarbetare i åldern 40-69 år. Det återspeglas i de kvalitativa kompetensgapen som förvaltningarna har tagit fram. Läs mer under avsnittet Ledningssystem för kompetensförsörjning.

Kommunövergripande intern kontroll

Rekryteringsbehov uppstår kontinuerligt i takt med att Malmös befolkning ökar, kompetensbehovet förändras, medarbetare går i pension eller lämnar organisationen av andra anledningar. De senaste åren har cirka 20 % av organisationens tjänster utannonserats varje år. En rekrytering med hög kvalitet innebär att säkerställa en rekryteringsprocess som är kompetensbaserad, strukturerad och fri från diskriminerande strukturer.

I intern kontrollen 2016 var rekryteringsprocessen ett av de kommunövergripande granskningsområdena[2] och syftet var att undersöka om rekryteringsansvariga följer det gemensamma arbetssättet och därmed minimerar risken för felrekryteringar samt diskriminerande strukturer. 200 rekryteringar granskades under perioden 1 december 2015 till 29 februari 2016. Granskningen bestod av tre delar: enkät till HR, enkät till rekryterande chef och dokumentation/arkivering. Enkäten hade hög svarsfrekvens och visade att arbetssättet efterföljs i hög utsträckning dock med inslag av oklarheter kring vem som utför vissa moment i arbetet. Brister upptäcktes i delen om arkivering av dokumentation. Ett annat utvecklingsområde för Malmö stad är att förbättra sökandeupplevelsen, det vill säga att bli bättre på att återkoppla till sökanden som inte är aktuella för tjänsten löpande under rekryteringsprocessen och att avsluta rekryteringen i tid i rekryteringsverktyget.

Extern bemanning

2008 fastställde kommunstyrelsens arbetsgivarutskott riktlinjer vid anlitande av bemanningsföretag. Restriktivitet gäller vid anlitande av externa bemanningsföretag och vid behov av vikarier ska förvaltningarna i första hand anlita redan anställda vikarier med månadslön. Vid behov av vikarier för sjuksköterskor ska i första hand kommunens egen resurs BUMS (Bemanning-Uthyrning-Malmö-Sjuksköterskor) användas.

Den totala kostnaden för externa bemanningsföretag ökade jämfört med 2015 och uppgick till 12,2 miljoner kronor. I första hand var det sjuksköterskor som anlitades genom extern bemanning och kostnaderna uppgick till drygt 8,4 miljoner kronor under 2016 (exkl. BUMS).

[1] Stadskontorets rapport: Rapport över det prognostiserade rekryteringsbehovet av några av stadens kritiska yrkesgrupper med högskoleexamen 2016-2020. Godkänd av kommunstyrelsen i september 2016.
[2] Syftet med gemensamma granskningsområden är att de bidrar till lärande genom att de ger underlag för förbättringar i gemensamma processer, att de kan bidra till att förebygga att fel uppstår samt att de kan bidra till att identifiera behov av samordning och kommunövergripande förbättringar i system och rutiner för att undanröja eller minimera risk. De gemensamma granskningsområdena förväntas därmed bidra till kvalitetssäkring av kommunens processer utifrån ändamålsenlighet och effektivitet.