Ledningssystem för kompetensförsörjning

Malmö stad ska ge en god service till Malmöborna och därför är det viktigt att tillgodose rätt kompetens på både kort och lång sikt. Malmö stads definition av kompetens följer ISO standarden: ”Kompetens är förmågan och viljan att utföra en uppgift genom att tillämpa kunskaper och färdigheter”.

För att säkerställa kvaliteten och kunna jämföra kommunens kompetensgap, mål och planer finns det ett ledningssystem för kompetensförsörjning sedan januari 2016. Ledningssystemet innebär ett gemensamt arbetssätt och gemensamma definitioner. Det knyter samman och åskådliggör prognos och analysarbetet i förvaltningarna och möjliggör för organisationen att få samsyn kring kompetensutmaningarna och därigenom få samverkansvinster, kunna påverka, prioritera och fatta beslut.

2016 var första året som förvaltningarna prognostiserade och analyserade kompetensgap samt upprättade mål och planer enligt det gemensamma arbetssättet i ledningssystemet. De visade att Malmö stad både har kvantitativa och kvalitativa kompetensgap.

Tabellerna nedan är en sammanställning över förvaltningarnas gapanalysarbete för yrkeskategorier som ingår i de tio största yrkesgrupperna. Gapen illustrerar prognostiserad skillnad mellan behov och tillgång på kompetens på kort sikt och på lång sikt. De visar verksamhetens behov av kompetens, men beskriver inte rekryteringsbehovet och beaktar inte personalomsättningen. Inom samtliga yrkesgrupper är behovet större än tillgången på kompetens, med undantag av vårdbiträden och på lång sikt stödassistenter.  För lärare inom arbetsmarknads, gymnasie- och vuxenutbildningen bedöms kompetensbehovet på lång sikt vara i balans. Några förvaltningar gjorde redan under 2016 en övergripande kvalitativ bedömning av kompetensgapen, där det framgick att flertalet av yrkesgrupperna behöver höja kompetensnivån.

Värdena i tabellerna nedan avser antal heltidsarbetande medarbetare. I den första tabellen visas kompetensgapen på kort sikt (1-2 år) och i den andra tabellen visas kompetensgapen på lång sikt (3-5 år). Gapen är inte avrundade i analyserna från förvaltningarna eller i sammanställningen nedan. Exaktheten i siffrorna ska dock inte tolkas som att gapen är precisa, de bygger på en övergripande prognos.

För de yrken där en kvalitativ bedömning av kompetensgapen är gjord, indelas dessa i fyra nivåer:

  • Viss – har viss kompetens inom området, hanterar enklare uppgifter med handledning.
  • God – har kompetens inom området och hanterar normalt förekommande arbetsuppgifter.
  • Hög – har hög kompetens inom området och hanterar samtliga uppgifter självständigt. Bidrar till utveckling inom området och kan handleda andra.
  • Mycket hög – har mycket hög kompetens inom området, hanterar samtliga uppgifter självständigt. Ses som experten: initierar och genomför förändringar inom området där detta är möjligt. Kan agera mentor för andra inom området.

1

2

Kompetensförsörjningsplaner för att åtgärda kompetensgapen innehåller aktiviteter inom områdena; attrahera, rekrytera, introducera, utveckla och motivera och avsluta. Aktiviteterna inrymmer bland annat utveckling av; karriärvägar, introduktionsprogram, systematisk kunskapsöverföring mellan medarbetare, rutin för avgångssamtal med möjlighet att följa upp avgångsorsak, lön, ledarskap, möjliggörande av intern rörlighet, översyn av uppdrag och dialog kring yrkesroller samt utökat samarbete med högskolor och universitet.

Personalframskrivning

Som stöd för prognoserna och analyserna har en modell för personalframskrivning[1] 2016-2030 tagits fram. Personalframskrivningen, förvaltningarnas sammanställda kompetensgap, mål och planer ska ligga till grund för Malmö stads kompetensförsörjningsstrategi som kommer tas fram under 2017 och 2018.

Läs mer