Fortsatt arbete för ett hållbart arbetsliv

Mot bakgrund av den ökande sjukfrånvaron tog stadskontoret under 2015 fram en rapport – Hälsa, arbetsmiljö och hållbart arbetsliv för medarbetare i Malmö stad – för att ge fördjupad kunskap och perspektiv på utvecklingen. Med rapporten som underlag och efter dialog med berörda förvaltningar samt fackliga organisationer, beslutade kommunstyrelsen om fortsatt inriktning i arbetet med att skapa ett hållbart arbetsliv i Malmö stad. Stadskontoret har lett arbetet med utveckling av det gemensamma arbetssättet för arbetsmiljöarbetet för att ge nämnderna bra stöd och verktyg för att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete i syfte att skapa förutsättningar för ett hållbart arbetsliv.

Utveckling av det gemensamma arbetssättet

Nämnderna fortsatte arbetet med förbättringar avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet med särskilt fokus på de områden som respektive förvaltning identifierat i sina handlingsplaner. Nämnderna uppmanades att säkerställa att arbetsmiljöprocessen är helt implementerad på alla arbetsplatser den 31 december 2016, vilket kommer att följas upp av kommunstyrelsen under 2017.

Utvecklingen av det gemensamma arbetssättet för arbetsmiljöarbetet präglades till stor del av Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter om Organisatorisk och social arbetsmiljö 2015:4. Syftet med föreskrifterna är att de ska främja en god arbetsmiljö och förebygga risk för ohälsa på grund av organisatoriska och sociala förhållanden i arbetsmiljön. På olika nivåer i organisationen genomfördes insatser för att säkerställa att chefer och skyddsombud skulle få kunskaper om de nya föreskrifterna. Föreskrifterna inarbetades i den kommungemensamma arbetsmiljöutbildningen samt i det gemensamma arbetssättet för arbetsmiljö vilket inneburit att befintliga riktlinjer, rutiner och stödmaterial anpassats till kraven i de nya föreskrifterna. Ett särskilt arbete genomfördes för utveckling av modeller och verktyg med fokus på organisatoriska friskfaktorer och hälsa utifrån verksamheternas behov av att kontinuerligt och systematiskt undersöka, åtgärda och följa upp arbetsmiljön.

Stadskontoret har som komplement till den årliga systemuppföljningen av arbetsmiljöarbetet tagit fram en modell för uppföljning av arbetsmiljön på arbetsplatserna, med möjlighet till fördjupning av arbetsmiljöförhållanden för olika yrkeskategorier. En sammanställning av nämndernas uppföljning för verksamhetsåret 2016, kommer under våren 2017 att redovisas till kommunstyrelsen.

Projektet att ta fram ett IT-stöd för hanteringen av avvikelser inom arbetsmiljö och säkerhet fortsatte och bland annat genomfördes en upphandling av system. Införande av systemet är planerat till våren 2017.

Förvaltningarnas insatser för minskad sjukfrånvaro

I beslutet om fortsatt inriktning i arbetet med att skapa ett hållbart arbetsliv i Malmö stad, fick stadsområdesnämnderna, sociala resursnämnden och förskolenämnden i uppdrag att redovisa pågående och planerade åtgärder för att minska sjukfrånvaron tillsammans med identifierade utmaningar i arbetet till kommunstyrelsen senast i juni 2016.

Sammanställningen av nämndernas svar visade att det finns en god grund för arbetsmiljöarbetet med stöd i processer och verktyg för att chefer, medarbetare och fackliga företrädare ska kunna fullgöra ett tillfredsställande arbetsmiljöarbete. Vidare konstaterades att de beskrivna åtgärderna för att minska sjukfrånvaron till stor del var inriktade på systemstöd och individinsatser. Arbetsmiljöverkets nya föreskrift Organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4, framhölls som en viktig utgångspunkt i arbetet. Det framgick även att sjukfrånvarostatistik följs upp regelbundet i ledningsgrupper och i samverkan med fackliga organisationer.

Utmaningar i arbetet som nämnderna tog upp var bland annat svårigheter med arbetsanpassning och omplacering, chefers förutsättningar och hög personalomsättning. Såväl ledningsgrupper som fackliga organisationer uttryckte att utmaningen är att få till stånd ett väl fungerande arbetsmiljöarbete som är integrerat i det löpande arbetet samt i planering och uppföljning av verksamheten.