Minskad andel timavlönade timmar – inriktningsmål 19

Andelen timavlönade timmar, utförda av medarbetare som önskar längre vikariat eller tillsvidareanställning, ska minska till förmån för tillsvidareanställningar.

Sedan 2012 har kommunfullmäktige haft inriktningsmålet att andelen timavlönade timmar ska minska till förmån för månadsavlönade anställningar. I budgettexten 2014 beskrivs bakgrunden till och förutsättningar för målet:

“Alla anställda ska kunna arbeta heltid eller önskad tjänstgöringsgrad och vi ska minska antalet timanställningar. Detta ska lösas bland annat via internbemanningsenheten. Vi ska minska de otrygga anställningarna till förmån för tillsvidareanställningar.

Målet att halvera andelen timavlönade timmar till förmån för fastare anställningar kvarstår och den nya organisationen ger goda förutsättningar att pröva olika arbetstidsmodeller och bemanningsenheter i stadens verksamheter. Detta är också en viktig kvalitetsfråga som skapar trygghet och kontinuitet för brukarna, förskolebarnen och eleverna. Nämnderna ska genomföra konkreta långsiktiga lösningar inom sin verksamhet som minskar antalet timanställda och ökar kontinuiteten bland personalen.”

Merparten av de timavlönade medarbetarna fanns inom vård- och omsorgsverksamheten samt förskoleverksamheten. Dessa verksamheter har berörts av organisationsförändringen i Malmö stad vid halvårsskiftet 2013 vilket innebär att uppföljning och jämförelse på förvaltningsnivå endast kan ske för andra halvåret 2013.

Kommungemensamma riktlinjer

I augusti 2014 fastställde kommunstyrelsens arbetsgivarutskott riktlinjer avseende timavlönade medarbetare. I riktlinjerna framgår att de nämnder som till största delen ansvarar för ovan nämnda verksamheter under november 2014 skulle ta fram en särskild handlingsplan avseende 2014 och 2015 i syfte att minska andelen timavlönade timmar och antalet timavlönade medarbetare.

Handlingsplanen ska innehålla en nulägesbeskrivning, nämndens mätbara delmål för 2014 och 2015 samt planerade åtgärder och beskrivning av eventuella hindrande strukturer för att uppfylla kommunfullmäktiges mål. I riktlinjen slås fast att för 2014 bör delmålet sättas till att antalet timavlönade timmar ska minska med minst 20 %. På Malmö stad-nivå är det möjligt att mäta förändring mellan 2013 och 2014 på helår medan det pga. omorganisationen 2013 inte är möjligt att göra sådan jämförelse på de enskilda berörda förvaltningarna.

Kommunfullmäktigemålet att halvera andelen timavlönade timmar har fortfarande inte uppnåtts. Målet i riktlinjerna för 2014 – en minskning med minst 20 % – har i stort sett uppnåtts för Malmö stad som helhet. För stadsområdesförvaltningarna och förskoleförvaltningen har målet väl uppnåtts under andra halvåret 2014 jämfört med andra halvåret 2013.

Yrkeskategorier

När det gäller de timavlönade medarbetarna återfanns de flesta inom fyra yrkeskategorier: vårdbiträden, vårdare, barnskötare och undersköterskor.6 Målet i riktlinjen avseende hela 2014 uppnåddes inom vårdbiträdes- och undersköterskegrupperna. För andra halvåret 2014 uppnåddes målet om en minskning om minst 20 % även inom barnskötargruppen.

Andelen timavlönade timmar minskade fr.o.m. sommarperioden 2014 i jämförelse med 2013.

När det gäller ovan nämnda yrkeskategorier var andelen timavlönade timmar hög men det går att se en nedåtgående kurva vid jämförelse med 2013. Minskningen var särskilt tydlig under andra halvåret då riktlinjerna för arbetet med en minskning av andelen timavlönade timmar och antalet timavlönade medarbetare fastställdes av kommunstyrelsens arbetsgivarutskott. Observera att skalan skiljer sig åt i de fyra diagrammen nedan.

Timavlönade medarbetare – könsfördelning

De timavlönade medarbetare som är kvinnor stod för huvuddelen såväl vad gäller antal unika medarbetare som andelen tid i jämförelse med männen. Vårdare var den grupp som hade störst andel timavlönade män och där stod männen för en knapp tredjedel av den timavlönade närvarotiden.

Timavlönade

YrkeAndel timavlönade av all närvaro%
förändring
Antal unika
timavlönade medarbetare 2014
Fördelning timavlönade
timmar 2014
Totalt 2014Totalt 2013KvinnorMänKvinnorMän
Vårdbiträde dag/natt29,60%38,50%−23,1%135632979,00%21,00%
Vårdare dag/natt17,00%16,10%5,60%67925169,60%30,40%
Barnskötare11,60%13,00%−10,8%137034081,60%18,40%
Undersköterska dag/natt6,00%8,40%−28,6%67010384,80%15,20%

I kolumnerna till vänster visas andel arbetade timavlönade timmar av totalt antal arbetade timmar för de fyra största yrkeskategorierna, genomsnitt januari – december och procentuell förändring 2014 jämfört med 2013. I kolumnerna till höger visas antal unika timavlönade medarbetare uppdelat per kön och den tredje tabellen visar fördelningen mellan kvinnor och män av antalet timavlönade timmar.

Ökat antal månadsavlönade med tidsbegränsad anställning

Det har skett en förändring när det gäller antalet unika timavlönade medarbetare till förmån för månadsavlönade med tidsbegränsade anställningar, sett över alla yrkesgrupper. Gruppen som är månadsavlönad har ökat medan gruppen timavlönade ligger kvar på ungefär samma nivå eller minskar något.

Uppgifterna i ovanstående diagram är baserade på antal närvarande unika medarbetare. Det har skett en minskning av andelen timavlönade medarbetare sett till alla närvarande medarbetare inom yrkeskategorierna barnskötare, undersköterskor, vårdbiträden och vårdare. Den största ökningen är tidsbegränsade månadsanställningar men även tillsvidareanställningar har ökat något inom dessa fyra grupper jämfört med 2013. Uppgifterna i diagrammet nedan avser unika närvarande medarbetare sammanlagt inom de fyra yrkeskategorier där det fanns flest timavlönade medarbetare och är hämtade ur Koll HR timrapport.

Antal medarbetare i Malmö stad har ökat under 2014 och antalet faktiskt närvarande medarbetare har ökat jämfört med 2013. En större andel av medarbetarna inom vård och omsorg samt förskolan har under 2014 erbjudits tidsbegränsade månadsanställningar.

Nämndernas handlingsplaner

Det finns olika perspektiv som förs fram i handlingsplanerna som orsaker till att kommunfullmäktiges budgetskrivning om en halvering av andelen timavlönade timmar inte har uppnåtts. Ett perspektiv som tas upp är att det ekonomiska läget driver förvaltningarna att prioritera den kortsiktiga och mindre kostnadsdrivande bemanningslösningen timavlönade. Inom förvaltningar har det uppmanats till strikt prövning och restriktivitet att anställa medarbetare med tillsvidareanställning eller på längre vikariat vid vakanser eller längre frånvaro. I handlingsplanerna lyfts också fram att enskilda chefer har sitt lokala verksamhets- och budgetansvar och incitament för att se till helheten kan saknas vilket leder till en suboptimering som innebär att antalet timavlönade medarbetare inte minskar i önskad takt.

Förändringsarbete i form av att införa alternativa arbetstidsmodeller är resurskrävande och schema- och bemanningsplanering är komplicerat och det saknas i många fall kompetens inom området. Likaså upplever många chefer att det saknas ett bra IT-stöd för schemaplanering. Även i detta sammahang lyfter förvaltningarna att det ekonomiska läget har inneburit att förändrings- och utvecklingsprocesser har fått stå tillbaka vilket har försvårat en långsiktig förändring.

Handlingsplanerna tar upp att det finns många olika intressenter när det gäller resursplanering och pekar också på att det i vissa fall kan vara en kulturfråga – det upplevs enklare att välja samma typ av lösning som använts tidigare.

Ett annat perspektiv är svårigheten att planera behovet vilket har gjort att timavlönade blir en snabb och flexibel lösning. Svårigheten beror dels på stora svängningar i antal brukare och dels är det knutet till en svårförutsägbar korttidsfrånvaro. Flera förvaltningar menar att för att klara fluktuationerna vad gäller såväl verksamhetsbehov som akut sjukfrånvaro, är det rimligt att ligga på 6-7 % vad gäller timavlönade.

Det finns också fördelar ur ett långsiktigt rekryteringsperspektiv att ha en viss mängd timavlönade medarbetare i form av t.ex. studenter.

Arbete med 2014 års mål

Flera förvaltningar beskriver att ett fokuserat arbete startade under 2014 vilket bedöms kopplas till beslutet om att ta fram handlingsplaner. Det har också skapats väsentligt förbättrade möjligheter att följa upp använda resurser genom Koll HR, en del i det IT-baserade beslutsstödet för Malmö stad. Därmed underlättas också verksamhetsplanering inför kommande år. Alla berörda förvaltningar har tagit någon form av centralt grepp om korttidsbemanning, t.ex. i form av att använda IT-stöd. Vissa har också infört eller planerar införa bemanningsteam alternativt se över grundbemanningen.

Sammanfattning

Kommunfullmäktigemålet att halvera andelen timavlönade är fortfarande inte uppnått. Målet i riktlinjerna för 2014 – en minskning med minst 20 % – är i stort sett uppnått för Malmö stad som helhet. För stadsområdesförvaltningarna och förskoleförvaltningen är målet väl uppnått under andra halvåret 2014 jämfört med andra halvåret 2013.

När det gäller de timavlönade medarbetarna återfanns de flesta inom fyra yrkeskategorier: vårdbiträden, vårdare, barnskötare och undersköterskor. De timavlönade medarbetare som är kvinnor stod för huvuddelen såväl vad gäller antal medarbetare som andelen tid i jämförelse med männen. Det har skett en förändring när det gäller antalet unika timavlönade medarbetare till förmån för månadsavlönade med tidsbegränsade anställningar, sett över alla yrkesgrupper.