Personalredovisning 2013

Organisationsförändring

Den 1 juli fick Malmö stad en ny organisation som främst berörde verksamheter inom förskola/skola, vård och omsorg samt individ och familj. Förändringen omfattade totalt cirka 18 000 medarbetare, varav medarbetare framför allt i administrativa och samordnande funktioner blev direkt berörda genom byte av arbetsuppgifter, arbetsplats eller chef. Personalomställningen baserades på de utgångspunkter och principer kommunfullmäktige fattat beslut om, bland annat riktlinjer för intern bemanning och chefsrekrytering. Stadskontoret ansvarade för ledning och samordning av det kommungemensamma omställningsarbetet.

Organisationsförändringen innebar även ett omfattande arbete kring synkronisering av frågor som arbetstidsavtal, beslutsordning för HR, samverkans-organisation, företagshälsovårdsavtal. Arbetet med ett nytt organisationsträd kopplat till HR-systemet utgjorde ett särskilt projekt med egen styrgrupp med representanter från HR-service på serviceförvaltningen och stadskontorets HR strategiska avdelning.

Utveckling av underlag för planering och uppföljning

Utvecklingsarbetet med att ta fram ett effektivt stöd för planering och uppföljning av personal resulterade bland annat i att:

  • ett stort antal statistikrapporter blev lättillgängliga för alla medarbetare i KOLL HR-rapporter
  • en gemensam organisatorisk begrepps-struktur för HR- och ekonomisystemen etablerades i samband med organisations-förändringen, vilket underlättar uppföljning
  • ett arbete inleddes med fokus på fördjupad uppföljning av timavlönade samt personalresurser generellt

En styrgrupp för gemensamma processer för ekonomi/HR tillsattes under året. På styrgruppens uppdrag togs ett underlag fram till gemensamt arbetssätt, innebärande ett bättre stöd till chefer från ekonomi/HR-funktioner. Utifrån detta prioriterade ekonomi- och HR-chefer inriktningen för det fortsatta gemensamma arbetet. Bland annat togs ett verktyg fram för chefer som stödjer kontinuerlig uppföljning av personalkostnader.

Samarbetsavtal HR-system

Under våren undertecknades ett samarbetsavtal som ett komplement till det löpande avtalet för HR-system med systemleverantören, Aditro. Samarbetsavtalet är fokuserat på att utveckla de självservicefunktioner för framför allt chefer och deras administrativa stöd som finns i HR-systemet. Avtalet kommer att följas upp i juni 2014.

HR-information för alla

Under 2013 påbörjades ett arbete att målgrupps-anpassa all HR-information med syfte att förenkla för medarbetare och chefer att hitta rätt information.

Min anställning på Komin – en ingång för all HR-information till medarbetare lanserades under året. Ett motsvarande arbete med fokus på chefers behov inleddes, där HR är ett område utöver kommunikation och ekonomi.

Till toppen