Personalredovisning 2011

Projekt HRut

Under 2008 påbörjades ett omfattande förändringsarbete inom personalområdet. Detta arbete fick under 2009 namnet HRut (human resources utveckling). De fyra delprojekten inom HRut var processorienterat arbetssätt, uppbyggnad av en serviceorganisation för HR, med PA till HR och införande av ett nytt HR-system.

De övergripande långsiktiga målen med HRut var att:

  • erbjuda Malmö stads chefer ett gemensamt, tillgängligt, tydligt och professionellt stöd inom HR
  • Malmö stads personalpolicy återspeglas i sättet vi arbetar med HR-frågor
  • effektivisera och kvalitetssäkra arbetssätt för våra vanligaste HR-processer.

Under 2011 slutfördes den sista etappen av Malmö stads nya HR-system. IT-stöd som Offentliga Jobb, Personec Förhandling och Personec Kompetens implementerades. Under 2011 pågick arbete med att utveckla gemensamma arbetssätt för rekrytering, arbetsmiljö och omställning. Under året var korttidsbemanning vilande i avvaktan på beslut från politiken.

Den 31 oktober avslutades projektet och en tidsplan fastställdes för implementering av de kvarstående gemensamma arbetssätten.

Införande av ett nytt gemensamt arbetssätt, nytt HR-system och en ny supportorganisation i de personaladministrativa processerna i slutet av 2010 medförde att det första halvåret 2011 präglades av omställningsproblem, både beträffande teknik och arbetssätt.

Utvärdering – före och efter projekt HRut

Läs mer

Våren 2010 och hösten 2011 genomfördes utvärderingar i form av nulägesanalyser och ekonomiska konsekvensbeskrivningar av arbetssättet med personal- och löneadministrativa uppgifter i fyra förvaltningar. Det gällde manuell hantering av löneunderlag för inrapportering i Prima, intyg, administration av nyanställning med mera. Avsikten var att få en kvantitativ jämförelse kring tidsåtgång av personaladministrativa arbetsuppgifter för olika roller i vår organisation.

Malmö stads resultat skiljer sig inte från andra organisationer som gjort motsvarande förändringar av personal- och löneadministration. Resultatet sammanfattades enligt följande:

  • Färre mellanhänder och minskad tidsåtgång för administrationsansvariga ute i verksamheterna.
  • Ökad tidsåtgång för chefer då dennes ansvar och arbetsuppgifter ökat vad gäller hantering av bland annat anställningar och arbetstid.
  • Sammantaget en totalt minskad tidsåtgång för det personaladministrativa arbetet.
  • Ett gemensamt arbetssätt i hela organisationen.
  • Ökad tidsåtgång på gemensam servicefunktion, HR-service.

Hösten 2011 motsvarade tidsåtgången för dessa personal- och löneadministrativa arbetsuppgifter 159 heltidstjänster. Motsvarande tidsåtgång före förändringen var 337 heltidstjänster. När HR-systemet med självservice infördes skedde alltså en minskning i tidsåtgång med motsvarande 178 heltidstjänster för den här typen av arbetsuppgifter.

Omräknat motsvarade detta en minskning av kostnaderna med 56,8 miljoner kronor för personal- och löneadministrativa processer, jämfört med 2009/2010. (Minskningen är beräknad utan indexuppräkning av 2009 års kostnads- och lönenivåer. Vid en indexuppräkning av lönekostnader indikeras en minskning på 64,5 miljoner kronor.)

Stäng

HR-organisationen i Malmö stad

Under 2011 genomfördes ett kommungemensamt förändringsarbete när det gällde organisering och utveckling av HR, HR-roller och HR-kompetens.

Arbetet med en gemensam HR-agenda påbörjades. Styrgrupper bildades för HR-områden med uppdrag att driva och utveckla Malmö stads gemensamma HR-arbete. Ett gemensamt arbetsinternat för alla HR-medarbetare i Malmö stad genomfördes i februari med fokus på utmaningar, arbetssätt, roller och kompetens inom HR. En modell för HR-kompetens i relation till de olika HR-rollerna på olika nivåer i organisationen togs fram och är under utveckling.

Till toppen